SharePoint Online Üzerinde “Dosya İsteme (Request Files)” Özelliğinin Aktif Edilmesi ve Kullanımı

Merhaba arkadaşlar bugün sizlere sharepoint online üzerinde aktif edebileceğiniz ve özellikle dosya yönetimi konusunda aktif kullanıp işinizi kolaylaştıracak bir özelliği nasıl aktif edeceğinizle birlikte kullanımını da göstereceğim.

Herhangi bir doküman kütüphanesinde istediğiniz bir kişiden dosya isteme özelliğini nasıl aktif edeceğimiz kısmından başlayalım. Bunun için ilk aşama admin panel üzerinden giderek ayarlamalarımızı aktif etmemiz gerekmektedir.

https://xxx-admin.sharepoint.com adresine “xxx” olan kısma kendi domain adresinizi yazarak admin adresine gidiyoruz.

Sol menüde yer alan “Policies” ana menüsünün altında yer alan “Sharing” menü seçeneğine tıklayarak paylaşım sayfasına gidiyoruz.

Bu sayfanın en üst kısmında gelen “Extermal sharing” başlığı altında yer alan ayar kısmında hem “SharePoint” hem de “OneDrive” yazan kısımdaki ayarları en üste yani “Anyone” ayarına getiriyoruz.

Hemen sayfanın altında yer alan “Choose the permission that’s selected by default for sharing links.” başlığı altında seçimi “Edit” olarak seçiyoruz ve hemen iki altında yer alan “These links can give these permissions:”  kısmında da “Folders” seçeneğini ekran görüntüsündeki gibi “View, edit, and upload” olarak seçiyoruz. İsterseniz tabi bu linklere bir geçerlilik süresi de tanımlayabilirsiniz.

Bu şekilde ayarlarımızı kaydettikten sonra şimdi sharepoint için bu özelliği aktif etmek işlemini yapmamız gerekecek. Aktivasyonu sağlamak için aşağıdaki powershell scriptini kullanmamız gerekmektedir.

Yukarıdaki powershell scriptini adreste yer alan “xxx” kısmını site adresinizi yazarak aktivasyon işlemini tamamlamanız gerekmektedir.

Gördüğünüz gibi özellik aktif değildi ve biz aktif etmiş olduk. Bu işlemden sonra sharepoint sitelerinizdeki herhangi bir doküman kütüphanesinde bir dosyaya sağ tıklarsanız bu özelliğin geldiğini göreceksiniz.

Yukarıda da gördüğünüz gibi özelliğimiz aktif hale gelmiş. Şimdi de bu işlem nasıl yapılır onu görelim. Bu seçeneğe tıklayarak işlemimizi başlatıyoruz.

Karşımıza küçük bir popup açılacaktır ve bu popup ile ilk önce bizden bu dosya talebine ait bir açıklama girmemiz istenmektedir. Burada açıklamamızı yazdıktan sonra “Next” butonuna basarak ilerliyoruz.

Sonraki ekranda karşınıza yukarıdaki gibi bir ekran gelecektir. Burada isterseniz bu talebe özel oluşturulmuş linki kopyalayarak siz iletebilir isterseniz de alt kısımda yer alan kısma mail adreslerini yazarak kullanıcılara siz talep maili gönderebilirsiniz.

Eğer kopyaladığınız linki açarsanız yukarıdaki gibi bir ekran gelecektir ve “Select files” butonu ile dosya yüklemeniz gerekmektedir.

Eğer mail adresi ile talepte bulunursanız talebin iletildiğine dair ve yükleme olduğunda size bildirim geleceği bilgisinin olduğu bir popup ekranı çıkacaktır.

Mail adresi yazarak talep gönderdiğiniz zaman da yukarıdaki şekilde bir mail iletilecektir. Burada da “Upload Files” butonuna tıklandığında ilgili adrese yönlendirme yapacaktır.

Linkte açılan sayfa da dosya seçerek ilerlersek yukarıdaki şekilde seçilen dosyaların göründüğü bir ekran gelecektir. Burada “+ Add more files” diyerek daha fazla dosya seçebilir ya da seçilen dosyaların sağındaki çarpı işareti ile seçili dosyaları iptal edebilirsiniz. Sağ alt kısımda toplam dosya sayısı ve boyut bilgisini görebilirsiniz.

Hemen alt kısımda da işlem yapan kişi için ad soyad bilgisini girmesini istemekte ve bunları tamamladıktan sonra da “Upload” butonu ile yüklememizi yapabiliriz.

Yükleme başladığında ekranda yükleme yüzdesi ve tamamlandığında da yukarıdaki gibi tamamlandı mesajı çıkacaktır. Eğer yüklemeye devam etmek istiyorsanız “Upload more” butonuna basarak yüklemek ekranına tekrar dönebilirsiniz.

Yükleme tamamlandıktan sonra da talep yapan kişiye yukarıdaki gibi bir yükleme yapıldığına dair bilgilendirme maili gitmektedir.

Talepte bulunduğumuz klasörün içerisine girersenizde yüklenen dosyaları başta ad soyad sonra dosya adı olacak şekilde “Guest Contributor” olarak yüklendiğini görebilirsiniz.

Gördüğünüz gibi bu şekilde sharepoint adresinizde herhangi bir kişiye erişim veya yetki vermenize gerek kalmadan istediğiniz kişilerden dosya talebinde bulunabilir ve bu dosyaları portalinize aktarılmasını sağlayabilirsiniz.