Merhaba arkadaşlar bugün sizlere sharepoint online üzerinde doküman kütüphaneleri için gelen çok güzel bir özellik ve bu özelliğin nasıl kullanılacağından bahsedeceğim.
Bildiğiniz gibi özellikle cloud sistemler hayatımıza girdikten sonra sharepoint tarafında da online kısmı hem süreçlerimizi kolaylaştırma anlamında hem de işlerimizi optimize etmemiz konusunda kolaylıklar sağlamaktadır.
Sharepoint online üzerinde doküman kütüphaneniz üzerinden hem şirket içi hem de şirket dışı kişilere doküman paylaşırken bu dokümanların indirilmediğinden emin olmak istiyorsanız bu özelliği kullanabilirsiniz.
Bu özelliği hem klasik yetki verme ekranında hem de modern ekran da nasıl kullanacağınıza dair tüm detayları bahsedeceğim.
İlk olarak klasik yetki verme ekranındaki kısma bakalım. Yetkisini paylaşmak istediğimiz dosyayı dosyanın ya da klasörün gelişmiş yetki ayar ekranına gidiyoruz.
Bura da yetki kırılmamışsa yetki kırarak “Grant Permissions” diyoruz.
Açılan popup kısmında “Invite people” seçeneğinde altta yer alan “SHOW OPTIONS” kısmına tıklıyoruz ve opsiyonları görmek için ekranı genişletiyoruz.
Bu ekranda gelen ekstra özelliklerden “Select a permission level” başlığı altında olan dropdown seçeneklerinden “Restricted View” seçeneğini seçiyoruz. Kimlere paylaşılacağını da seçtikten sonra “Share” butonu ile yetki paylaşımı yapabiliriz.
Eğer “Get a link” seçeneği üzerinden gitmek isterseniz burada da “Restricted link – Only specific people can open this link” olan seçeneği seçerek link üretmemiz gerekmektedir.
Modern arayüz kısmında ise paylaşmak istediğimiz dosyanın veya klasörü seçerek üç noktaya “…” tıklıyoruz. Burada açılan popup seçeneklerin de en üstte yer alan “Share” seçerek tıklıyoruz.
Açılan popup ekranında iki farklı ayar kısmı bulunmaktadır. Eğer “Send” butonu ile dosyayı paylaşacaksak üst kısımda isim bilgisini yazılan kısmın yanında yer alan kalem ikonu olan dropdown tıklamanız gerekmektedir. Eğer link olarak paylaşmak için “Copy link” seçeneği ile paylaşmak istiyorsanız butonun yanında yer alan ayar simgesine tıklamanız gerekmektedir.
İlk seçenekler ilerlediğiniz zaman seçeneklerin en altında yar alan “Can’t download” olanı seçmemiz gerekmektedir.
Link olarak paylaşacaksanız da yeni açılan popup ekranında paylaşım seçeneğini seçtikten sonra en altta yer alan “More settings” başlığı altında yer alan dropdown kısmında yine son seçenek olan “Can’t download” seçerek linkimizi oluşturuyoruz.
Gördüğünüz gibi farklı yöntemlerle ayarlamalarınızı yaparak dosyalarınızı indirmelerine engel olacak şekilde paylaşabilirsiniz.
İlk Yorumu Siz Yapın