SharePoint Online Üzerinde Power Automate Kullanarak Premium Hesap Olmadan Onedrive Özellikleriyle Word Dosyasını PDF Dosyanına Çevirmek

Merhaba arkadaşlar bugün sizlere SharePoint Online üzerinde oluşturduğunuz bir word dosyasını power automate kullanarak ve herhangi bir premium özelliğe ihtiyaç durmadan nasıl pdf dosyasına çevirebileceğinizden bahsedeceğim.

İlk olarak SharePoint Online tarafında iki tane “Document library” oluşturuyoruz. Birinde word dosyalarımız diğerinde de çevireceğimiz pdf dosyalarının yükleneceği kütüphane olacaktır.

Daha sonra https://emea.flow.microsoft.com/ adresine giderek Power Auomate sitesinde giriş yapıyoruz.

Sol menü de yer alan “My flows” tıklayarak hem sizde bulunan flowlarınızı hem de yeni flow oluşturma ekranına gidiyoruz.

Burada üst menü de yer alan “New flow” tıklıyoruz.

Burada karşımıza çıkan flow çeşitlerinden “Instant cloud flow” tercih ediyorum çünkü ben istediğim zaman flow tetiklenmesini ve pdf dosyamın oluşmasını istiyorum. Burada kullanımınıza göre ya da ihtiyacınıza göre siz diğer çeşitlerinden birini de seçebilirsiniz.

Seçimimizi yaptığımız zaman karşımıza bir popup çıkacaktır. Bura da flow için isim verme ve seçtiğiniz türe göre tetiklenme yöntemi seçmenizi isteyecektir. Bura da flow ismimi anlaşılabilir olması için “Convert Word To Pdf” olarak yazıyorum ve tetiklenme olarak ise dosya türümde çalışması için istediğimden dolayı “For a selected file” tetiklenmesini seçiyorum. Daha sonrası da “Create” butonu ile de flow oluşturuyorum.

Flow ilk oluştuğu zaman default olarak “For a selected file” adımı geliyor olacaktır. Bura da işlem yapacağımız sharepoint online adresini ve çalışacak küyüphaneyi seçiyoruz ve diğer adımı eklemek için “+ New step” tıklıyoruz.

Yeni adımda “Get file properties” seçiyoruz ve yine burada sitemizi kütüphanemizi seçerek bir de seçilen dosyanın id bilgisini alıyoruz. Bu bilgileri de doğru şekilde girdikten sonra yeni adım ekleyip sonraki adıma geçiyoruz.

Yeni ekleyeceğimiz adımda ise dosyanızın content bilgisini getirmek için “Get file content” seçiyoruz ve burada da site adres bilgisini ve bir üst adımda aldığımız “Identifier” bilgisini giriyoruz. Daha sonra da yeni adıma geçmek için “+ New step” diyoruz.

Yeni ekleyeceğimiz adım ise Onedrive üzerinde olacak şekilde “Create file” özelliğini ekliyoruz. Burada “Folder Path” kısmına path adresi olarak “Root” seçebilirsiniz ve “File Name” alanında “Get file properties” kısmında yer alan “File name with extension” bilgisini “File Content” alanına da “Get file content” adımında aldığımız “File Content” bilgisini yazıyoruz. Bu adımda dosyamızı kendi onedrive ortamımıza taşımış oluyoruz. Sonra da yeni bir adım ekleyerek devam ediyoruz.

Yeni eklediğimiz adımda ise yine onedrive üzerinde bulunan özelliklerden olan “Convert file” seçerek kopyaladığımız dosyayı PDF formatına çevirme işlemini yapıyoruz. “File” bilgisi kısmına da bir önceki adımda onedrive tarafında oluşturduğumuz dosyanın “Id” bilgisini giriyoruz. “Target type” kısmında ise “PDF” çevirmek istediğimiz için onu seçiyoruz ama bunun dışında da başka formatlarda yer almaktadır. Bu kısımları tamamladıktan sonra yeni bir adım ekliyoruz.

Yeni eklenen adımda ise formatını çevirdiğimiz yeni dosyayı sharepoint online tarafına kaydetmemiz gerekmektedir. Bunun için ise bu sefer SharePoint tarafında yer alan “Create file” özelliğini kullanıyoruz. Burada dosyamızın oluşturulacağı siteyi ve path seçtikten sonra “File Name” kısmına oluşacak dosyanızın uzantı adı ile birlikte ismini girmeniz gerekmektedir. Ben burada word dosyamın adı ile aynı olmasını istediğim için “Get file properties” adımında dosyanın adını alarak sonuna çevirdiğim dosyanın uzantısı olan “.pdf” ekledim. “File Content” kısmında ise bir önceki adımda oluşturmuş olduğum pdf dosyasının “File content” bilgisini yazıyorum ve sonraki adımıma geçiyoruz.

Son ekleyeceğimiz adım ise bu çeviri işlemini kullanıcıların onedrive üzerinden yaptığımız için orada gereksiz dosya birikmesi ve alan doldurmaması adına oluşturduğumuz dosyanın silme işlemini gerçekleştiriyoruz. Bunun içinde onedrive tarafında yer alan “Delete file” özelliğini ekleyerek “File” kısmında da ondrive tarafında oluşturmuş olduğumuz “Create file” adımındaki dosyamızın “Id” bilgisini seçiyoruz. Tüm bu süreçleri sorunsuz bir şekilde tamamladıysak eğer “Save” diyerek flowumuzu kaydediyoruz.

Flow çalışmamız tamamlandıktan sonra “WordFolder” adındaki kütüphanemize gelerek “+ New” butonu altında yer alan “Word document” seçerek bir word dosyası oluşturuyoruz.

Dosyanın içine kendi adımı yazıp kaydediyorum.

Dosyamızı kaydettikten sonra tekrar kütüphanemize geliyoruz ve pdf formatına çevirmek istediğimiz dosyanın yanında yer alan üç noktaya tıklıyoruz. Açılan menüden “Automate” geliyoruz ve içerisinde bizim oluşturduğumuz “Convert Word To Pdf” flowunu görüp işlemi başlatmak için tıklıyoruz.

Hemen sağ tarafta bu flow için gereken izin kontrollerini ve bilgilendirmesi popup çıkacaktır ve bir sorun olmadığını gördükten sonra altta yer alan “Continue” butonuna tıklayarak devam ediyoruz. Bu ekran sadece ilk yapıldığı zaman çıkacaktır.

Daha sonra flow bilgisi ve hemen en altında da bu flow çalıştırmak için “Run flow” butonu ekranı gelecektir. Flow çalıştırmak için bu butona basıyoruz.

Flow çalıştıktan sonra sağ üst tarafta daha küçük bir popup ile flow çalışmasının tamamlandığı bilgisi gelecektir.

isterseniz Power Automate üzerinde oluşturduğunuz flow giderek geçmiş çalışma bilgisindende sonucu kontrol edebilirsiniz ve gördüğünüz gibi flowumuz sorunsuz bir şekilde çalışmış.

SharePoint online üzerinde pdf dosyalarımızı kaydetmesi için oluşturduğumuz “PdfFolder” kütüphanesine gittiğimiz zaman oluşturmuş olduğumuz word dosyası ile aynı isimde bir pdf dosyasının buraya geldiğini görüyoruz.

Pdf dosyamızı açtığımız zaman da word dosyamızda yer alan içeriğin bire bir aynısının olduğunu görüyoruz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.